Pengelolaan Informasi II

Assalamualaikumm kawan kawann sekarang saya akan membahas tentang "Rencana pengelolaan informasi " okee langsung ajahh 

Rencana Pengelolaan Informasi (Communication Management Plan) adalah proses yang diambil pada tahap manajemen dalam sebuah organisasi, sebelum organisasi tersebut memutuskan/ mengimplementasikan bentuk komunikasi apa yang terbaik untuk dilakukan.
Dalam sebuah organisasi rencana pengelolaan informasi menjadi satu-satunya alat yang dapat memperbaiki kinerja aliran informasi saat disadari bahwa informasi yang ada tidak bisa didapatkan tepat pada waktunya (saat dibutuhkan).
Keberadaan Rencana Pengelolaan Informasi menjamin adanya deskripsi yang jelas untuk mendapatkan dan menerima informasi. Biasanya dalam Rencana Pengelolaan Informasi tersedia:

1. Deskripsi kebutuhan informasi untuk para pemegang saham akan informasi apa yang mereka butuhkan
2. Informasi yang perlu dikomunikasikan, termasuk format, isi, dan tingkatan detail individu yang bertanggung jawab untuk mengkomunikasikannya.
3. Informasi akan siapa yang seharusnya menerima informasi.
4. Metodologi/ teknologi komunikasi.
5. Frekuensi komunikasi.
6. Proses peningkatan komunikasi dalam jangka waktu tertentu.
7. Proses perubahan kontrol dalam Rencana Pengelolaan Informasi.
8. Kamus singkatan-singkatan yang sering digunakan oleh organisasi.

”Knowledge is Power”. Pepatah ini sudah sering kita dengar, tapi Bill Gates ternyata tidak sependapat. Menurut Bill Gates dalam bukunya Business @ the Speed of Thought, informasi yang di-share-lah yang memiliki kekuatan dahsyat, karena informasi ini telah berubah dari informasi pasif (yang hanya berada di kepala masing-masing orang, ataupun yang tersimpan dalam file) menjadi informasi aktif, yaitu informasi yang bisa memberi nilai tambah bagi kegiatan misalnya bisnis perusahaan. Informasi sudah menjadi salah satu sumber daya dari sekian banyak sumber daya.
Berikut ini akan disampaikan beberapa pengertian informasi dari berbagai sumber.
1. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
2. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
3. Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
4. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.
Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Pendistribusian informasi dalam organisasi adalah cara-cara untuk memperoleh informasi dan berbagi informasi pada rekan kerja baik itu menggunakan metode-metode elektronik seperti situs web kolaborasi, intranet, dan apabila cara-cara dengan teknologi tidak dimungkinkan bisa jadi cara ini menggunakan arsip atau distribusi berkas secara manual.
Aliran informasi dalam organisasi adalah perpindahan informasi dalam struktur organisasi dan metodologi yang digunakan (saluran) dalam memindahkan informasi ini terkait dengan budaya organisasi, proses, waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini dianggap sebagai nilai, pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.
Distribusi informasi biasanya digunakan sebagai cara untuk menjalankan rencana komunikasi dan merespon permintaan-permintaan (yang seringkali tidak disangka) akan informasi tertentu.
 Mekanisme informasi dapat memengaruhi guna informasi itu sendiri saat informasi yang dibutuhkan tidak didapat tepat pada waktunya. Satu-satunya yang dapat memperbaiki kinerja aliran informasi ini adalah dengan adanya Rencana Pengelolaan Informasi (Communication Management Plan).

Empat alat-alat dan teknik yang diperlukan dalam mendistribusikan/ mengalirkan informasi ini:

1. Kemampuan berkomunikasi yang memungkinkan manajer menggunakan kesempatan untuk memanfaatkan dimensi-dimensi komunikasi yang ada.
2. Sistem untuk mengumpulkan dan memperoleh informasi.
3. Metode pendistribusian informasi
4. Proses pembelajaran tindakan (Lesson Learned Process)